Từ ngày 1/7/2025, việc áp dụng mã định danh doanh nghiệp là một trong những thay đổi quan trọng trong công tác quản lý thuế, hóa đơn và dữ liệu doanh nghiệp. Nhiều tổ chức, doanh nghiệp đang thắc mắc: “Chưa có mã định danh doanh nghiệp thì có được xuất hóa đơn không?” Đây là vấn đề đang thu hút sự quan tâm lớn của cộng đồng doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập.
Mã định danh doanh nghiệp là gì?
Mã định danh doanh nghiệp là mã số duy nhất được cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân để phục vụ việc quản lý, định danh, đối chiếu thông tin trong các hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia. Mã định danh này sẽ gắn liền với quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tương tự như “số CMND” đối với công dân.
Vai trò của mã định danh doanh nghiệp:
- Là căn cứ để cơ quan thuế xác định tính hợp pháp, hợp lệ khi lập hóa đơn.
- Dùng để xác thực thông tin trên hóa đơn điện tử (đặc biệt là loại có mã).
- Kết nối với hệ thống dữ liệu quốc gia như đăng ký kinh doanh, ngân hàng, bảo hiểm, thuế.
- Giúp đồng bộ, kiểm soát chặt chẽ hơn hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế số.
Quy định mới từ 1/7/2025: Bắt buộc có mã định danh mới được xuất hóa đơn
Theo Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn, từ ngày 1/7/2025, mọi tổ chức, doanh nghiệp khi xuất hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải có mã định danh doanh nghiệp hợp lệ.
Như vậy, chưa có mã định danh doanh nghiệp sẽ không được phép xuất hóa đơn điện tử.
Cơ sở pháp lý:
- Điều 91 Luật Quản lý thuế quy định các thông tin cần có trên hóa đơn.
- Điều 4, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cụ thể nội dung hóa đơn điện tử.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn cụ thể cách lập, gửi hóa đơn và các điều kiện bắt buộc.
Trong đó, mã định danh doanh nghiệp là thông tin bắt buộc để hệ thống xác thực và cấp mã hóa đơn điện tử.
Trường hợp nào “chưa có mã định danh”?
- Doanh nghiệp mới thành lập: Trong quá trình chờ cấp mã định danh hoặc chưa hoàn tất thủ tục đăng ký thuế.
- Tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức nước ngoài chưa đăng ký mã định danh thuế.
- Hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp nhưng chưa hoàn tất thủ tục chuyển đổi.
- Doanh nghiệp có vi phạm và bị tạm khóa mã số thuế.
Hệ lụy nếu xuất hóa đơn khi chưa có mã định danh
Nếu cố tình xuất hóa đơn khi chưa được cấp mã định danh, doanh nghiệp có thể gặp các rủi ro sau:
- Hóa đơn bị coi là không hợp lệ
- Không được chấp nhận khi kê khai thuế.
- Khách hàng không thể khấu trừ thuế GTGT.
- Hóa đơn không hợp pháp sẽ bị hủy bỏ hoặc thu hồi.
- Bị xử phạt vi phạm hành chính
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP, mức phạt cho hành vi lập hóa đơn không đúng quy định có thể lên đến:
- Từ 4 triệu đến 8 triệu đồng đối với hành vi lập hóa đơn khi chưa đủ điều kiện.
- Từ 10 triệu đến 20 triệu đồng nếu vi phạm nhiều lần hoặc gây thiệt hại.
- Bị cơ quan thuế tạm ngừng sử dụng hóa đơn
Doanh nghiệp có thể bị ngừng cấp mã hóa đơn điện tử trong hệ thống nếu cố tình vi phạm nhiều lần. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và thanh toán với đối tác.
Doanh nghiệp mới cần làm gì để được xuất hóa đơn hợp lệ?
Đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc chuyển đổi từ hộ kinh doanh, các bước cần thực hiện bao gồm:
- Đăng ký mã số thuế và mã định danh với cơ quan thuế
Ngay sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần:
- Đăng ký thuế tại Chi cục/ Cục thuế quản lý.
- Cấp mã định danh qua hệ thống quản lý thuế điện tử.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi có mã định danh và mã số thuế, doanh nghiệp phải:
- Gửi thông báo sử dụng hóa đơn điện tử mẫu theo quy định.
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hợp pháp.
- Đồng bộ dữ liệu với hệ thống Tổng cục Thuế.
- Chỉ lập hóa đơn khi đã có xác nhận hợp lệ từ cơ quan thuế
Hệ thống thuế sẽ kiểm tra và cấp mã xác thực cho từng hóa đơn điện tử trước khi doanh nghiệp gửi cho khách hàng.
Những trường hợp ngoại lệ
Một số đơn vị đặc thù có thể được cấp mã hóa đơn riêng hoặc sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian chuyển đổi như:
- Tổ chức không phát sinh hoạt động kinh doanh thường xuyên.
- Dự án đầu tư chưa đi vào hoạt động chính thức.
- Một số đơn vị hành chính sự nghiệp (nếu được cho phép bằng văn bản).
Tuy nhiên, các trường hợp này phải có công văn xin phép và được phê duyệt từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Cẩn trọng khi chưa có mã định danh
Từ 1/7/2025, chưa có mã định danh doanh nghiệp sẽ không được phép lập và xuất hóa đơn hợp pháp. Việc cố tình vi phạm sẽ dẫn đến hóa đơn bị vô hiệu, phạt hành chính và ảnh hưởng tới quá trình hoạt động kinh doanh.
Hãy để chúng tôi giúp bạn tạo ra một website không chỉ đẹp mà còn hiệu quả trong việc kết nối khách hàng và phát triển kinh doanh! ?
———————————————–
Liên hệ ngay: Công ty TNHH Công nghệ QCV Việt Nam
Website: https://webtrongoi.vn/
Email: hotro@webtrongoi.vn
Hotline: 1900.299.228 / zalo: 097.120.9898
